Elle est effectuée par l’étudiant.e auprès de la scolarité de sa formation, au moyen d’un dossier de césure.
L’imprimé est accompagné d’un CV et d’une lettre de motivation qui détaille le projet (un accompagnement par le Pôle Formation et Vie Universitaire est possible) et précise son lien avec la formation suivie. Dans les situations qui le permettent, l’étudiant.e joint l’avis
d’acceptation par la structure d’accueil. Sont également requises la copie d’une pièce d’identité et l’attestation d’inscription à l’établissement.

Pour une césure au 1^er semestre, la demande doit s’effectuer entre le 1^er et le 30 juin de l’année précédant la césure.
Pour une césure au 2^d semestre, la demande doit s’effectuer entre le 1^er et le 30 novembre de l’année en cours.

Pour les césures post-baccalauréat, la demande est à déposer soit début juillet, soit fin août. Il convient dans tous les cas de se reporter au calendrier des procédures d’inscription voté chaque année par le Conseil d’Administration de l’Université de Bourgogne.

La réponse est donnée après examen des documents fournis par l’équipe pédagogique de la formation dans laquelle l’étudiant.e est inscrit.e.
En cas de période de césure devant se dérouler entre la fin du cycle L et le début du M, l’équipe d’accueil doit également être consultée.

• La réponse peut être positive sans autre condition : en ce cas, l’établissement signifie l’accord et l’accord de réintégration, précise les exigences pédagogiques et identifie un.e référent.e.
  L’établissement s’assure en outre de la protection sociale de l’étudiant.e durant la période de césure et l’identifie dans son système d’information.

• La réponse peut être positive sous conditions : notamment dans le cas où le projet de formation qui fait suite à la période de césure concerne une filière à accès sélectif, la réponse positive pour la période de césure est assortie d’une condition d’acceptation dans ladite formation.
• La réponse peut être négative. En ce cas, le refus est motivé par écrit. L’étudiant.e peut déposer un recours devant une commission dans les huit jours qui suivent la date de réponse. La commission est composée de deux représentants des étudiants, de deux représentants des enseignants, et de deux représentants des personnels BIATSS. Elle est présidée par le Vice-Président de la CFVU. Ses membres sont désignés par un arrêté du Président de l’Université.

Dans tous les cas, la réponse à la demande de césure est notifiée au plus tard deux mois après les dates limites de demandes par le Président de l’Université.