Organiser une manifestation

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L’organisation d'une manifestation, d'un événement, engage votre responsabilité et vous devez respecter certaines règles. Pour que tout se déroule dans les meilleures conditions, le Bureau de la Vie Associative vous propose ici un ensemble de ressources utiles.
En cas de besoin, n'hésitez pas à contacter le Bureau de la Vie Étudiante.

Télécharger la procédure de demande d'autorisation pour les événements organisés par les associations étudiantes labellisées de l'uB.

Certains types d'événements requièrent une demande d'autorisation préalable (dans le respect des délais cités dans la procédure) :

• Les galas et événements festifs qui font l'objet d'une demande de subvention de l'uB
  
• Les week-ends et événements d'intégration/accueil.cohésion, subventionnés ou non
• Toute manifestation ou événement qui fait l'objet d'une demande de subvention à l'uB, quelle que soit sa nature
• Les événement qui ont lieu dans les locaux de l'uB, hors des usages et/ou horaires habituels

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Documents essentiels

Procédure d'organisation d'une manifestation
Notice de sécurité
Annexe déclaration de voyage
Fiche de description d'événements étudiant·es

Réserver une salle à la Maison de l'Étudiant
Réserver la salle Multiplex
Réserver une salle dans un autre bâtiment de l'uB
Charte de l’engagement étudiant

En tant qu'équipe organisatrice d'événement, il faut que vous fassiez des déclarations liées aux animations que vous avez prévues :

• pour la diffusion de la musique, contactez la SACEM (au moins 15 jours avant).
• pour les droits d'auteurs des arts plastiques, contactez l'ADAGP (au moins 15 jours avant)
• pour les droits d'auteurs du théâtre, contactez la SACD (au moins 15 jours avant)
• si votre événement est une soirée publique payante qui rassemble plus de 1 500 personnes, vous devrez la déclarer en Préfecture.
• si vous souhaitez ouvrir un débit de boisson temporaire, contactez la Mairie du lieu de la soirée au moins 15 jours avant pour demander une autorisation. Attention, vous êtes limité à 5 autorisation par an. En savoir plus sur l'autorisation de débit temporaire.

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Toute association qui organise un événement a l'obligation de souscrire à une assurance de responsabilité civile organisateur. À quoi sert-elle et de quoi s'agit-il ?

L'assurance de responsabilité organisateur est souscrite par l'organisateur pour couvrir les dommages causés aux tiers (c'est-à-dire à l'autre). Donc cette assurance n'indemnise jamais l'organisateur pour ses biens. Elle ne couvre que les dommages corporels, matériels ou immatériels (= financiers) causés aux tiers si la responsabilité en tant qu'organisateur est engagée.

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En réalité, les vraies soirées privées sont relativement rares. La différence de qualification entre publique et privée ne dépend ni de vous, ni du caractère payant ou gratuit. De plus sachez qu'un juge peut requalifier votre soirée "privée" en "publique". Alors comment faire la différence entre soirée privée et soirée publique ?

Soirée privée

Une soirée privée est un événement à caractère non lucratif, ciblant un public sélectionné (adhérents par exemple), invité à l'avance, avec un contrôle strict des invitations. Elle peut être gratuite ou payante. Par exemple il peut s'agir d'un anniversaire, d'un mariage, d'une soirée chez quelqu'un, d'une fête d'entreprise, etc.

Dans le cadre d'une soirée privée, vous n'avez pas de demande de débit de boisson à réaliser. Néanmoins la vente d'alcool ne doit se limiter qu'au groupe 3, et lorsqu'il s'agit d'un "bar associatif", seuls les membres de l'association sont autorisés à consommer.

Si la soirée privée se produit dans un lieu d'une capacité inférieure à 250 personnes, vous n'aurez pas le droit de faire une campagne publicitaire ou promotionnelle.

En revanche si la soirée privée se déroule dans un lieu d'une capacité supérieure à 250 personnes, alors vous devrez déclarer votre soirée en Préfecture (décret du 3 mai 2002).

Soirée publique gratuite

Une soirée publique gratuite est assimilée à un spectacle (décret du 9 décembre 1953) à caractère lucratif. L'accès est public et sans sélection. La loi du 21 janvier 1995 et son décret d'application du 31 mai 1997 ainsi que le décret du 3 mai 2002 vous obligent à :

• demander une autorisation de débit de boisson s'il y a vente d'alcool
• demander une autorisation d'occupation du domaine publique auprès de la Mairie du lieu concerné
• déclarer votre soirée en Préfecture

Soirée publique payante

Une soirée publique payante est un spectacle public à caractère lucratif. L'accès se fait sur pré-locations et/ou droits d'entrée. Il peut s'agir par exemple de concerts, spectacles ou de soirées étudiantes. Dans le cadre d'une soirée publique payante vous devrez faire une demande de débit de boisson temporaire à la Mairie du lieu de votre soirée. Si votre soirée se déroule dans un lieu d'une capacité inférieure à 1 500 personnes, vous n'aurez pas besoin de faire de déclaration à la Préfecture. Cependant, si votre soirée se déroule dans un lieu d'une capacité supérieure à 1 500 personnes, vous devrez déclarer votre soirée en Préfecture. Par ailleurs la Préfecture vous imposera toute mesure nécessaire au bout déroulement du rassemblement, notamment la mise en place d'un "service d'ordre ou d'un dispositif sanitaire".

Notez que dans le cadre d'une soirée publique payante se produisant dans un lieu d'une capacité supérieure à 1 500 personnes, la Préfecture peut vous interdire le rassemblement projeté si celui-ci est de nature à "troubler gravement l'ordre public".

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Depuis le 1er octobre 2018, le décret n°2017-1244 du 7 août 2017 relatif à la prévention des risques liés aux bruits et aux sons amplifiés est entré en application. Dorénavant l'exploitant du lieu, le producteur et le diffuseur sont co-responsables.

Les lieux concernés sont :

• Les lieux ouverts au public ou recevant du public (plus de 300 personnes)
• Les lieux clos ou ouverts accueillant des activités impliquant la diffusion de sons amplifiés de manière habituelle (donc les festivals sont désormais concernés).

Plus concrètement cela se traduit par :

• La limitation à 102 dB(A) sur 15 mn
• Le niveau des basses fréquences est de 118 dB(C) sur 15mn
• Les concerts en plein air sont concernés par ces mesures puisque l'ensemble de ces niveaux sonores sont à respecter en tout endroit accessible au public.
• Une mise à disposition de manière gratuite de protections auditives.

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Vous avez besoin d'une salle pour une réunion, une manifestation ? L'uB peut vous en prêter une. Vous trouverez ici les formulaires pour chacune des salles :

• Réserver une salle à la Maison de l'Étudiant
• Réserver la salle Multiplex
• Réserver une salle dans un autre bâtiment

• par mail : bva@u-bourgogne.fr
• par téléphone : 03-80-39-90-70 (accueil) ou 03-80-39-90-81 (BVA)

Vous pouvez également consulter la Foire aux Questions sur la vie associative