Organiser une manifestation

Pour qu'elle se déroule dans les meilleures conditions, le BVE vous propose de retrouver sur cette page les documents qui vous seront utiles et des vidéos explicatives sur les différents aspects à prendre en compte dans son organisation.

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DOCUMENTS ESSENTIELS

• Procédure d'organisation d'une manifestation. 
• Notice de sécurité 
• Annexe en cas d'organisation de voyage
• Annexe concernant le pass sanitaire
• Annexe Fiche de description d'évènements organisés par les étudiants

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Réserver une salle

Vous avez besoin d'une salle pour une réunion, une manifestation ?
L'uB peut vous en prêter une.

Remplissez le formulaire de réservation

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Cette première vidéo vous présente la responsabilité pénale et les peines encourues en fonction des délits ou fautes commis.

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Prenez connaissance des obligations et interdits en cas d'organisation d'une manifestation en lien avec l'uB.

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Toute manifestation d'ordre exceptionnel organisée dans les locaux ou sur les terrains de l'université de Bourgogne doit faire l'objet d'une demande d'autorisation préalable au Président de l'université

• avant le 15/06 pour tout événement prévu de début septembre au 10 octobre,
• sinon au moins 2 mois avant l’événement,
• 3 mois en cas d’installation de tente / chapiteau / barnum et/ou changement d’affectation des locaux (voir la vidéo ci-contre).

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Ce dossier de demande se compose :

• de la notice de sécurité (la vidéo ci-dessous vous donne des indications pour la remplir)

Cette notice est obligatoire si votre manifestation se déroule sur un campus de l'uB ou si elle fait l'objet d'une subvention (même si elle a lieu hors campus).

• d'un dossier de présentation de la manifestation
• d'une description détaillée des activités
• d'une demande d'autorisation du Maire si les locaux sont utilisés à d'autres fins que celles prévues initialement. Cette demande sera transmise par le BVE.
  Ex : l'organisation d'un concert dans un amphithéâtre de cours doit faire l'objet de cette demande. Par contre, l'utilisation de l'Atheneum ou de la salle Multiplex, qui sont par essence des salles à usages multiples, n'entraîne pas de demande d'autorisation auprès de la mairie.
  Pour plus d'informations à ce sujet, contactez le service Hygiène et sécurité : hygiene.securite@u-bourgogne.fr ou au 03 80 39 55 45
• de l'annexe en cas d'organisation de voyage.

Attention ! Il faut également joindre l'annexe concernant le pass sanitaire à toute notice de sécurité et l'annexe Fiche de description d'évènements organisés par les étudiants.

Rappel concernant les buvettes temporaires

La vente de boissons non alcoolisées (1^ère catégorie) ou alcoolisées (3^ème catégorie), est soumise à une demande écrite préalable auprès de la mairie concernée. 

Cette déclaration doit être faite au moins 21 jours avant le début de la manifestation.

Attention : la vente de boissons alcoolisées est interdite sur les campus.

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Le dossier complet doit être retourné au Bureau de la Vie Étudiante
bve-l@u-bourgogne.fr
Maison de l'Étudiant
BP 27 877 Dijon cedex

Comme vous avez pu le voir dans les premières vidéos, vous êtes responsables de la sécurité de la manifestation.

• Téléchargez la fiche récapitulant les démarches en cas de problème et gardez-la à disposition le jour même.

Vous pouvez également consulter les supports de formation ayant trait à la prévention.

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Pour connaître toutes les possibilités de subvention pour votre manifestation, consultez notre page Demander une subvention.

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Vous pouvez solliciter l'université de Bourgogne pour communiquer sur votre événement en retournant la fiche "événement" le plus tôt possible et au minimum une semaine avant la manifestation au bve-l@u-bourgogne.fr. Il sera alors annoncé dans l'agenda de l'uB.

Consultez le site Monte ta soirée qui vous offre des conseils pour organiser un événement responsable.

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Retrouvez les documents nécessaires et les informations utiles à l'organisation d'une manifestation.