FAQ

Le BVE vous propose de retrouver toutes les informations utiles à la gestion de votre association dans L'essentiel pour gérer mon association.

Démarche

• Rédiger les statuts
• Organiser l’assemblée générale constitutive avec les membres qui souhaitent en faire partie, voter notamment les statuts et organiser l’élection des membres du bureau.
• Déclarer à la préfecture la création de l’association à l’aide du formulaire accompagné des documents demandées. Vous recevrez ensuite le récépissé de la préfecture à conserver précieusement, et serez publiés au Journal officiel.

Ressources

• Associations.gouv
• L'associathèque
• Des sites en ligne proposent des exemples de statuts
• Présentation de ce que sont les statuts d'une association
• Etudiant.gouv.fr : créer votre association
• Vous pouvez aussi demander conseil au BVE, à des associations amies ou du même domaine ou fonctionnement que la vôtre.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ?" _id="396108"][kc_column_text _id="555928"]

• Déclarer en Préfecture,
• Faire les changements auprès de la banque,
• Récupérer les documents et fichiers de l’association,
• Récupérer les codes boîte mail,
• Informer le BVE du changement de bureau par le formulaire Composition du bureau,
• Prévenir le BVE par mail en cas de changement des adresses mail et courrier postal pour mise à jour des listes de diffusion,
• Récupérer la clé de la boîte aux lettres si l’association en a une à l’uB, auprès du précédent bureau, du planning ou du responsable de bâtiment,
• Prévenir le responsable de bâtiment du changement de bureau,
• Informer du changement d’adresse le cas échéant : banque, assurance, impôts, partenaires... tous ceux qui vous envoient du courrier.

[/kc_column_text][kc_column_text _id="782119" class="sombre"]

Conseils : bien lire les statuts de l’association, s’enquérir des dossiers en cours, des demandes de subvention déposées, des bilans à rendre pendant votre mandat, s’assurer qu’elle est en règle (banque, assurance...)

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Quelles sont les étapes incontournables de la vie de mon association ?" _id="772798"][kc_column_text _id="134609"]

• Tenir une assemblée générale annuelle au cours de laquelle vous devrez
  - présenter le bilan moral et financier,
  - réviser les statuts si besoin,
  - élire un nouveau bureau et conseil d’administration.
  Il y a 2 types d’AG : ordinaires et extraordinaires. Pour plus d'information, consultez le site de l'associathèque et les statuts de votre association qui définissent en général les modalités d'organisation, l'objet et les contenus de l'assemblée générale.
• Organiser des conseils d’administration : référez-vous à ce que prévoient les statuts de l’association.
• Tenir les comptes et la comptabilité.
• Tenir la liste des adhérents à jour.
• Conserver les documents.
• Rédiger les procès-verbaux.
• Faire les déclarations aux autorités compétentes...
• Veiller à être assuré pour les activités réalisées par l’association.
• En cas de subvention : communiquer le bilan moral et financier aux subventionneurs, selon les modalités et les délais de chacun.
• Et tout ce qui sera prévu par les statuts et la législation en vigueur.

Consultez également les questions "Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l'université ?" et "Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ?"

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l:apos:université ?" _id="778534"][kc_column_text _id="912510"]

• À chaque rentrée universitaire au moins : renseigner les formulaires Composition du bureau et Fiche de renseignements, envoyer la charte signée et la liste des projets annuels de l’association au BVA.
• À chaque changement de bureau : renseigner le formulaire Composition du bureau.
• Communiquer les bilans de chaque action subventionnée, sous 2 mois après l’événement, à renvoyer à bva@u-bourgogne.fr.
• Renseigner et présenter le point d’étape de la labellisation si l’association a été labellisée l’année précédente - le BVE vous convoquera et vous enverra le dossier le moment venu.

Oui, pour certaines modifications, une déclaration en préfecture est obligatoire. Il s'agit des cas suivants :

• changement des membres du bureau,
• changement du siège social,
• modifications de statuts,
• dissolution de l’association

Vous pouvez effectuer ces déclarations en ligne.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Labellisation :quot:Associations du campus:quot: : qu:apos:est-ce que c:apos:est ? À quoi ça sert ?" _id="154117"][kc_column_text _id="836598"]

Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation "Associations des campus" sur la page Obtenir la labellisation "Associations des campus".

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Je veux que mon association ait le label :quot:Association des campus:quot:. Comment faire ?" _id="306560"][kc_column_text _id="370704"]

Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation "Associations des campus" sur la page Obtenir la labellisation "Associations des campus".

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:un local pour mon association. Comment en obtenir un à l:apos:uB ?" _id="65246"][kc_column_text _id="745098"]

Démarche

• Par l'intermédiaire du BVE, envoyer un courrier de demande à la commission Vie de l’Étudiant qui étudiera la demande.
  Attention, cette commission ne peut pas préjuger de la disponibilité de locaux.
• En cas d’avis favorable, le BVE contactera le responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

Retrouvez le calendrier des commissions Vie de l’Étudiant.

Démarche

• Adresser la demande au bva@u-bourgogne.fr qui transmettra au responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

Attention : Assurez-vous que vous êtes en capacité de relever régulièrement le courrier à l’université.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin de me former pour gérer mon association. Quelles sont les ressources à ma disposition ?" _id="779701"][kc_column_text _id="495884"]

Retrouvez toutes les formations disponibles à l'uB et dans d'autres organismes pour gérer une association sur la page Me former.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:organise une réunion pour mon association et j:apos:ai besoin d:apos:une salle. Comment la réserver ?" _id="404065"][kc_column_text _id="218616"]

Sur le campus dijonnais, vous pouvez utiliser une des 3 salles de la MDE (dont une équipée en vidéoprojection), la salle Multiplex ou encore une salle dans un bâtiment de composante.

Démarche

• Remplir le formulaire de réservation, et le retourner au moins 8 jours avant la date de la réunion, au bva@u-bourgogne.fr, qui transmettra au responsable de bâtiment et vous fera part de la réponse.
• demande de salle à la MDE
• demande de la salle Multiplex
  • plan multiplex
• demande de salle hors MDE

OUI si :

• l'événement a lieu sur le campus
• ou s'il fait l'objet d'une subvention (même s'il ne se déroule pas sur le campus)
• ou s'il s'agit d'un événement de rentrée, d'intégration, d'accueil (qu'il soit festif ou non, avec ou sans demande de subvention, à l'uB ou en dehors).

[/kc_column_text][kc_column_text _id="203223" class="sombre"]

Attention aux délais

• avant le 15/07 pour tout événement prévu de début septembre au 10 octobre ;
• sinon au moins 2 mois avant l’événement,
• 3 mois en cas d'installation de tente / chapiteau / barnum et/ou changement d’affectation des locaux.

[/kc_column_text][kc_column_text _id="492666"]

Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:organise un événement ou une manifestation et je veux réserver une salle à l:apos:uB. Comment dois-je faire ?" _id="643566"][kc_column_text _id="470302" class="sombre"]

Attention, pensez à anticiper vos événements, pour en savoir plus sur les délais de réservation, consultez la page Organiser un événement.

[/kc_column_text][kc_column_text _id="792522"]

Sur le campus dijonnais vous pouvez réserver la salle Multiplex, l'Atheneum, l'esplanade Erasme...

Démarche

• Par le BVE, demander la disponibilité des lieux envisagés, ou contacter la/le responsable de bâtiment ou de site au préalable pour évoquer le projet et la disponibilité.
• Remplir la notice de sécurité et la retourner au BVE dans les délais précisés ci-dessus.
  Pour les sites d’Auxerre, de Chalon s/Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers : en parallèle de l’envoi de la notice de sécurité, se rapprocher des responsables et directeurs de site et de bâtiment.
• Le BVE transmettra aux services instructeurs, vous fera part des compléments d’information ou de documents à apporter éventuellement et vous transmettra la réponse de la Direction de l’université (avec consignes à mettre en œuvre en cas d’avis positif).
• Pour réserver la salle Multiplex, référez-vous à la procédure particulière dans cette foire aux questions.

Vous pouvez prendre rendez-vous avec le BVE bva@u-bourgogne.fr au préalable, pour obtenir de l'aide pour remplir la notice de sécurité.

Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:une salle très grande. Comment réserver la salle Multiplex sur le campus ?" _id="188960"][kc_column_text _id="706876" class="sombre"]

Attention, pensez à anticiper vos événements, pour en savoir plus sur les délais de réservation, consultez la page Organiser un événement.

[/kc_column_text][kc_column_text _id="187633"]

Pour réserver la salle Multiplex

• Demander les disponibilités et le dossier de réservation à bva@u-bourgogne.fr
• Consulter la procédure générale de réservation de locaux à l'uB,
• Retourner la notice de sécurité, le formulaire de réservation de la salle et le plan d'implantation de votre manifestation dans les délais cités ci-dessus à bva@u-bourgogne.fr,

Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:un financement pour un projet. Où puis-je faire des demandes ?" _id="109385"][kc_column_text _id="133153"]

Retrouvez sur la page Demander une subvention, les différentes voie pour obtenir un financement pour votre association.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Je veux annoncer un événement qu:apos:organise mon association. Comment faire ?" _id="910716"][kc_column_text _id="391247"]

Démarche

• Communiquer en ligne : s'adresser au BVE pour une publication dans l'agenda de l'uB, sur uB-link et/ou le facebook du BVE
• Afficher sur le campus en respectant les espaces d'affichage
  panneaux d'affichage réservés aux associations
  dans les bâtiments : demander au préalable à l'accueil ou la loge la permission d'afficher
  panneaux en plein air : en laissant de la place pour d'autres affiches.

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Quels sont les personnes et services ressources vers lesquels je peux me tourner ?" _id="553151"][kc_column_text _id="982503"]

• BVE : Caroline GERIN, bureau 101A à la MDE.
  bva@u-bourgogne.fr
  03 80 39 50 21
• Vice-président délégué.e à la vie et à la démocratie étudiante et au bien-être étudiant : vp.vieetudiante@u-bourgogne.fr
• Sites d’Auxerre, de Chalon s/Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers : personne en charge de la vie étudiante du site et responsable administratif et direction du site.
  le Creusot : Cécile Briday et Paul Pereira
  Chalon s/Saône : Véronique Ronchi-Desgranges

[/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:aimerais contacter d:apos:autres associations étudiantes de l:apos:uB. Où trouver leurs coordonnées ?" _id="845057"][kc_column_text _id="776818"]

• Consulter l’annuaire sur uB-Link,
• le BVE peut vous en indiquer.

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