Aller au menu Aller au contenu Aller à la recherche
  • Français

FAQ

Un guide à télécharger

Le BVE vous propose de retrouver toutes les informations utiles à la gestion de votre association dans L’essentiel pour gérer mon association.

Je souhaite créer une association étudiante. Comment faire ?

Démarche

  • Rédiger les statuts
  • Organiser l’assemblée générale constitutive avec les membres qui souhaitent en faire partie, voter notamment les statuts et organiser l’élection des membres du bureau.
  • Déclarer à la préfecture la création de l’association à l’aide du formulaire accompagné des documents demandées. Vous recevrez ensuite le récépissé de la préfecture à conserver précieusement, et serez publiés au Journal officiel.

Ressources

Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ?

  • Déclarer en Préfecture,
  • Faire les changements auprès de la banque,
  • Récupérer les documents et fichiers de l’association,
  • Récupérer les codes boîte mail,
  • Informer le BVE du changement de bureau par le formulaire Composition du bureau,
  • Prévenir le BVE par mail en cas de changement des adresses mail et courrier postal pour mise à jour des listes de diffusion,
  • Récupérer la clé de la boîte aux lettres si l’association en a une à l’uB, auprès du précédent bureau, du planning ou du responsable de bâtiment,
  • Prévenir le responsable de bâtiment du changement de bureau,
  • Informer du changement d’adresse le cas échéant : banque, assurance, impôts, partenaires… tous ceux qui vous envoient du courrier.

Conseils : bien lire les statuts de l’association, s’enquérir des dossiers en cours, des demandes de subvention déposées, des bilans à rendre pendant votre mandat, s’assurer qu’elle est en règle (banque, assurance…)

Quelles sont les étapes incontournables de la vie de mon association ?

  • Tenir une assemblée générale annuelle au cours de laquelle vous devrez
    – présenter le bilan moral et financier,
    – réviser les statuts si besoin,
    – élire un nouveau bureau et conseil d’administration.
    Il y a 2 types d’AG : ordinaires et extraordinaires. Pour plus d’information, consultez le site de l’associathèque et les statuts de votre association qui définissent en général les modalités d’organisation, l’objet et les contenus de l’assemblée générale.
  • Organiser des conseils d’administration : référez-vous à ce que prévoient les statuts de l’association.
  • Tenir les comptes et la comptabilité.
  • Tenir la liste des adhérents à jour.
  • Conserver les documents.
  • Rédiger les procès-verbaux.
  • Faire les déclarations aux autorités compétentes…
  • Veiller à être assuré pour les activités réalisées par l’association.
  • En cas de subvention : communiquer le bilan moral et financier aux subventionneurs, selon les modalités et les délais de chacun.
  • Et tout ce qui sera prévu par les statuts et la législation en vigueur.

    Consultez également les questions « Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l’université ? » et « Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ? »

    Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l'université ?

    Suis-je obligé.e de faire une déclaration à la préfecture ?

    Oui, pour certaines modifications, une déclaration en préfecture est obligatoire. Il s’agit des cas suivants :

    • changement des membres du bureau,
    • changement du siège social,
    • modifications de statuts,
    • dissolution de l’association

    Vous pouvez effectuer ces déclarations en ligne.

    Labellisation "Associations du campus" : qu'est-ce que c'est ? À quoi ça sert ?

    Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation « Associations des campus » sur la page Obtenir la labellisation « Associations des campus ».

    Je veux que mon association ait le label "Association des campus". Comment faire ?

    Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation « Associations des campus » sur la page Obtenir la labellisation « Associations des campus ».

    J'ai besoin d'un local pour mon association. Comment en obtenir un à l'uB ?

    Prérequis : l’association doit être labellisée.

    Démarche

    • Par l’intermédiaire du BVE, envoyer un courrier de demande à la commission Vie de l’Étudiant qui étudiera la demande.
      Attention, cette commission ne peut pas préjuger de la disponibilité de locaux.
    • En cas d’avis favorable, le BVE contactera le responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

    Retrouvez le calendrier des commissions Vie de l’Étudiant.

    J'ai besoin d'une boîte aux lettres pour mon association. Comment l'obtenir ?

    Prérequis : l’association doit être labellisée.

    Démarche

    • Adresser la demande au bva@u-bourgogne.fr qui transmettra au responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

    Attention : Assurez-vous que vous êtes en capacité de relever régulièrement le courrier à l’université.

    J'ai besoin de me former pour gérer mon association. Quelles sont les ressources à ma disposition ?

    Retrouvez toutes les formations disponibles à l’uB et dans d’autres organismes pour gérer une association sur la page Me former.

      J'organise une réunion pour mon association et j'ai besoin d'une salle. Comment la réserver ?

      Prérequis : l’association doit être labellisée.

      Sur le campus dijonnais, vous pouvez utiliser une des 3 salles de la MDE (dont une équipée en vidéoprojection), la salle Multiplex ou encore une salle dans un bâtiment de composante.

      Démarche

      J'organise un événement. Dois-je remplir obligatoirement le dossier de demande d'autorisation ?

      OUI si :

      • l’événement a lieu sur le campus
      • ou s’il fait l’objet d’une subvention (même s’il ne se déroule pas sur le campus)
      • ou s’il s’agit d’un événement de rentrée, d’intégration, d’accueil (qu’il soit festif ou non, avec ou sans demande de subvention, à l’uB ou en dehors).

      Attention aux délais

      • avant le 15/07 pour tout événement prévu de début septembre au 10 octobre ;
      • sinon au moins 2 mois avant l’événement,
      • 3 mois en cas d’installation de tente / chapiteau / barnum et/ou changement d’affectation des locaux.

      Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

      J'organise un événement ou une manifestation et je veux réserver une salle à l'uB. Comment dois-je faire ?

      Attention, pensez à anticiper vos événements, pour en savoir plus sur les délais de réservation, consultez la page Organiser un événement.

      Sur le campus dijonnais vous pouvez réserver la salle Multiplex, l’Atheneum, l’esplanade Erasme…

      Démarche

      • Par le BVE, demander la disponibilité des lieux envisagés, ou contacter la/le responsable de bâtiment ou de site au préalable pour évoquer le projet et la disponibilité.
      • Remplir la notice de sécurité et la retourner au BVE dans les délais précisés ci-dessus.
        Pour les sites d’Auxerre, de Chalon s/Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers : en parallèle de l’envoi de la notice de sécurité, se rapprocher des responsables et directeurs de site et de bâtiment.
      • Le BVE transmettra aux services instructeurs, vous fera part des compléments d’information ou de documents à apporter éventuellement et vous transmettra la réponse de la Direction de l’université (avec consignes à mettre en œuvre en cas d’avis positif).
      • Pour réserver la salle Multiplex, référez-vous à la procédure particulière dans cette foire aux questions.

      Vous pouvez prendre rendez-vous avec le BVE bva@u-bourgogne.fr au préalable, pour obtenir de l’aide pour remplir la notice de sécurité.

      Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

      J'ai besoin d'une salle très grande. Comment réserver la salle Multiplex sur le campus ?

      Attention, pensez à anticiper vos événements, pour en savoir plus sur les délais de réservation, consultez la page Organiser un événement.

      Pour réserver la salle Multiplex

      Pour information, consultez le dossier descriptif des locaux de la salle Multiplex.

      Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

      J'ai besoin d'un financement pour un projet. Où puis-je faire des demandes ?

      Retrouvez sur la page Demander une subvention, les différentes voie pour obtenir un financement pour votre association.

      Je veux annoncer un événement qu'organise mon association. Comment faire ?

      Prérequis : l’association doit être labellisée.

      Démarche

      • Communiquer en ligne : s’adresser au BVE pour une publication dans l’agenda de l’uB, sur uB-link et/ou le facebook du BVE
      • Afficher sur le campus en respectant les espaces d’affichage
        panneaux d’affichage réservés aux associations
        dans les bâtiments : demander au préalable à l’accueil ou la loge la permission d’afficher
        panneaux en plein air : en laissant de la place pour d’autres affiches.

      Quels sont les personnes et services ressources vers lesquels je peux me tourner ?

      kc_data:
      a:8:{i:0;s:0:"";s:4:"mode";s:2:"kc";s:3:"css";s:0:"";s:9:"max_width";s:0:"";s:7:"classes";s:0:"";s:9:"thumbnail";s:0:"";s:9:"collapsed";s:0:"";s:9:"optimized";s:0:"";}
      kc_raw_content:

      [kc_row use_container="yes" _id="666658"][kc_column width="67%" video_mute="no" _id="137387"][kc_feature_box layout="3" title="Un guide à télécharger" desc="__empty__" icon="icon-innovez" _id="695500" custom_class="sombre" image=""][kc_column_text _id="874387" class="sombre"]

      Le BVE vous propose de retrouver toutes les informations utiles à la gestion de votre association dans L'essentiel pour gérer mon association.

      [/kc_column_text][kc_spacing height="20" _id="994824"][kc_accordion _id="644813" close_all="yes"][kc_accordion_tab title="Je souhaite créer une association étudiante. Comment faire ?" _id="500097"][kc_column_text _id="786709"]

      Démarche

      • Rédiger les statuts
      • Organiser l’assemblée générale constitutive avec les membres qui souhaitent en faire partie, voter notamment les statuts et organiser l’élection des membres du bureau.
      • Déclarer à la préfecture la création de l’association à l’aide du formulaire accompagné des documents demandées. Vous recevrez ensuite le récépissé de la préfecture à conserver précieusement, et serez publiés au Journal officiel.

      Ressources

      [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ?" _id="745946"][kc_column_text _id="878927"]

      • Déclarer en Préfecture,
      • Faire les changements auprès de la banque,
      • Récupérer les documents et fichiers de l’association,
      • Récupérer les codes boîte mail,
      • Informer le BVE du changement de bureau par le formulaire Composition du bureau,
      • Prévenir le BVE par mail en cas de changement des adresses mail et courrier postal pour mise à jour des listes de diffusion,
      • Récupérer la clé de la boîte aux lettres si l’association en a une à l’uB, auprès du précédent bureau, du planning ou du responsable de bâtiment,
      • Prévenir le responsable de bâtiment du changement de bureau,
      • Informer du changement d’adresse le cas échéant : banque, assurance, impôts, partenaires... tous ceux qui vous envoient du courrier.

      [/kc_column_text][kc_column_text _id="910691" class="sombre"]

      Conseils : bien lire les statuts de l’association, s’enquérir des dossiers en cours, des demandes de subvention déposées, des bilans à rendre pendant votre mandat, s’assurer qu’elle est en règle (banque, assurance...)

      [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Quelles sont les étapes incontournables de la vie de mon association ?" _id="623488"][kc_column_text _id="518999"]

      • Tenir une assemblée générale annuelle au cours de laquelle vous devrez
        - présenter le bilan moral et financier,
        - réviser les statuts si besoin,
        - élire un nouveau bureau et conseil d’administration.
        Il y a 2 types d’AG : ordinaires et extraordinaires. Pour plus d'information, consultez le site de l'associathèque et les statuts de votre association qui définissent en général les modalités d'organisation, l'objet et les contenus de l'assemblée générale.
      • Organiser des conseils d’administration : référez-vous à ce que prévoient les statuts de l’association.
      • Tenir les comptes et la comptabilité.
      • Tenir la liste des adhérents à jour.
      • Conserver les documents.
      • Rédiger les procès-verbaux.
      • Faire les déclarations aux autorités compétentes...
      • Veiller à être assuré pour les activités réalisées par l’association.
      • En cas de subvention : communiquer le bilan moral et financier aux subventionneurs, selon les modalités et les délais de chacun.
      • Et tout ce qui sera prévu par les statuts et la législation en vigueur.

        Consultez également les questions "Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l'université ?" et "Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ?"

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l:apos:université ?" _id="724798"][kc_column_text _id="618682"]

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Suis-je obligé.e de faire une déclaration à la préfecture ?" _id="164246"][kc_column_text _id="763751"]

        Oui, pour certaines modifications, une déclaration en préfecture est obligatoire. Il s'agit des cas suivants :

        • changement des membres du bureau,
        • changement du siège social,
        • modifications de statuts,
        • dissolution de l’association

        Vous pouvez effectuer ces déclarations en ligne.

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Labellisation :quot:Associations du campus:quot: : qu:apos:est-ce que c:apos:est ? À quoi ça sert ?" _id="879287"][kc_column_text _id="771387"]

        Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation "Associations des campus" sur la page Obtenir la labellisation "Associations des campus".

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Je veux que mon association ait le label :quot:Association des campus:quot:. Comment faire ?" _id="404523"][kc_column_text _id="786432"]

        Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation "Associations des campus" sur la page Obtenir la labellisation "Associations des campus".

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:un local pour mon association. Comment en obtenir un à l:apos:uB ?" _id="214370"][kc_column_text _id="316890"]

        Prérequis : l’association doit être labellisée.

        Démarche

        • Par l'intermédiaire du BVE, envoyer un courrier de demande à la commission Vie de l’Étudiant qui étudiera la demande.
          Attention, cette commission ne peut pas préjuger de la disponibilité de locaux.
        • En cas d’avis favorable, le BVE contactera le responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

        Retrouvez le calendrier des commissions Vie de l’Étudiant.

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:une boîte aux lettres pour mon association. Comment l:apos:obtenir ?" _id="279505"][kc_column_text _id="214612"]

        Prérequis : l’association doit être labellisée.

        Démarche

        • Adresser la demande au bva@u-bourgogne.fr qui transmettra au responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

        Attention : Assurez-vous que vous êtes en capacité de relever régulièrement le courrier à l’université.

        [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin de me former pour gérer mon association. Quelles sont les ressources à ma disposition ?" _id="346169"][kc_column_text _id="968694"]

        Retrouvez toutes les formations disponibles à l'uB et dans d'autres organismes pour gérer une association sur la page Me former.

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:organise une réunion pour mon association et j:apos:ai besoin d:apos:une salle. Comment la réserver ?" _id="199265"][kc_column_text _id="503679"]

          Prérequis : l'association doit être labellisée.

          Sur le campus dijonnais, vous pouvez utiliser une des 3 salles de la MDE (dont une équipée en vidéoprojection), la salle Multiplex ou encore une salle dans un bâtiment de composante.

          Démarche

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:organise un événement. Dois-je remplir obligatoirement le dossier de demande d:apos:autorisation ?" _id="817646"][kc_column_text _id="256592"]

          OUI si :

          • l'événement a lieu sur le campus
          • ou s'il fait l'objet d'une subvention (même s'il ne se déroule pas sur le campus)
          • ou s'il s'agit d'un événement de rentrée, d'intégration, d'accueil (qu'il soit festif ou non, avec ou sans demande de subvention, à l'uB ou en dehors).

          [/kc_column_text][kc_column_text _id="186482" class="sombre"]

          Attention aux délais

          • avant le 15/07 pour tout événement prévu de début septembre au 10 octobre ;
          • sinon au moins 2 mois avant l’événement,
          • 3 mois en cas d'installation de tente / chapiteau / barnum et/ou changement d’affectation des locaux.

          [/kc_column_text][kc_column_text _id="742869"]

          Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:organise un événement ou une manifestation et je veux réserver une salle à l:apos:uB. Comment dois-je faire ?" _id="964222"][kc_column_text _id="493834" class="sombre"]

          Attention, pensez à anticiper vos événements, pour en savoir plus sur les délais de réservation, consultez la page Organiser un événement.

          [/kc_column_text][kc_column_text _id="544669"]

          Sur le campus dijonnais vous pouvez réserver la salle Multiplex, l'Atheneum, l'esplanade Erasme...

          Démarche

          • Par le BVE, demander la disponibilité des lieux envisagés, ou contacter la/le responsable de bâtiment ou de site au préalable pour évoquer le projet et la disponibilité.
          • Remplir la notice de sécurité et la retourner au BVE dans les délais précisés ci-dessus.
            Pour les sites d’Auxerre, de Chalon s/Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers : en parallèle de l’envoi de la notice de sécurité, se rapprocher des responsables et directeurs de site et de bâtiment.
          • Le BVE transmettra aux services instructeurs, vous fera part des compléments d’information ou de documents à apporter éventuellement et vous transmettra la réponse de la Direction de l’université (avec consignes à mettre en œuvre en cas d’avis positif).
          • Pour réserver la salle Multiplex, référez-vous à la procédure particulière dans cette foire aux questions.

          Vous pouvez prendre rendez-vous avec le BVE bva@u-bourgogne.fr au préalable, pour obtenir de l'aide pour remplir la notice de sécurité.

          [/kc_column_text][kc_column_text _id="558908"]

          Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:une salle très grande. Comment réserver la salle Multiplex sur le campus ?" _id="18767"][kc_column_text _id="329207" class="sombre"]

          Attention, pensez à anticiper vos événements, pour en savoir plus sur les délais de réservation, consultez la page Organiser un événement.

          [/kc_column_text][kc_column_text _id="49252"]

          Pour réserver la salle Multiplex

          Pour information, consultez le dossier descriptif des locaux de la salle Multiplex.

          [/kc_column_text][kc_column_text _id="470073"]

          Pour en savoir plus, consultez les documents essentiels listés sur la page organiser une manifestation.

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:ai besoin d:apos:un financement pour un projet. Où puis-je faire des demandes ?" _id="755997"][kc_column_text _id="270020"]

          Retrouvez sur la page Demander une subvention, les différentes voie pour obtenir un financement pour votre association.

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Je veux annoncer un événement qu:apos:organise mon association. Comment faire ?" _id="905612"][kc_column_text _id="165203"]

          Prérequis : l'association doit être labellisée.

          Démarche

          • Communiquer en ligne : s'adresser au BVE pour une publication dans l'agenda de l'uB, sur uB-link et/ou le facebook du BVE
          • Afficher sur le campus en respectant les espaces d'affichage
            panneaux d'affichage réservés aux associations
            dans les bâtiments : demander au préalable à l'accueil ou la loge la permission d'afficher
            panneaux en plein air : en laissant de la place pour d'autres affiches.

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="Quels sont les personnes et services ressources vers lesquels je peux me tourner ?" _id="451404"][kc_column_text _id="272104"]

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][kc_accordion_tab title="J:apos:aimerais contacter d:apos:autres associations étudiantes de l:apos:uB. Où trouver leurs coordonnées ?" _id="110949"][kc_column_text _id="463114"]

          [/kc_column_text][/kc_accordion_tab][/kc_accordion][/kc_column][kc_column width="33%" video_mute="no" _id="910093"][/kc_column][/kc_row]

          extrait:
          lien_externe:

          Log In

          Create an account